Effectieve offertes maken

Veel ondernemers denken dat het goed gaat met hun business wanneer ze maar genoeg aanvragen binnen krijgen. Dat is echter een denkfout. Het kan zelfs beter gaan met je business, ook al krijg je deze maand maar de helft van het aantal aanvragen binnen van wat je normaal krijgt. Waar het onder de streep op aankomt is namelijk hoeveel van deze aanvragen ook daadwerkelijk klant bij je worden en hoeveel deze klanten in het laatje brengen. In dit artikel laat ik je zien hoe je offertes maakt die een potentiële klant eerder zullen overtuigen met jou in zee te gaan tegen de prijs die jij waard bent.

Conversie & orderwaarde

Allereerst is het goed om te beseffen dat een effectieve offerte niet alleen gaat over het binnenhalen van een klant. Het gaat over het bereiken van een afspraak waarbinnen jullie je beiden kunnen vinden. Dat betekent dus ook dat het jouw doel is om klanten binnen te halen die goed bij je passen en die bereid zijn het bedrag te betalen dat je zelf voor ogen hebt. Dat het niet alleen gaat om de hoeveelheid aanvragen laat het onderstaande rekenvoorbeeldje mooi zien. Steve, Marianne en Rob zijn alle drie coach van beroep en bieden vergelijkbare diensten aan een vergelijkbare doelgroep. Bekijk de verschillen eens:

Steve Marianne Rob
Aanvragen/offertes per maand 5 10 30
Gemiddeld aantal succesvolle offertes 2,5 (50%) 5 (50%) 7,50 (25%)
Gemiddelde orderwaarde 3000 1000 500
Gemiddelde omzet 7500 5000 3750

Een goede offerte draagt bij aan het percentage offertes dat uiteindelijk een deal wordt. Een goede offerte zorgt ook voor een hogere gemiddelde orderwaarde. In bovenstaand voorbeeld zou Rob zijn omzet met een factor 10 kunnen vermenigvuldigen wanneer hij dezelfde sales kwaliteiten zou hebben als Steve. Maar ook een kleine verbetering van het aantal succesvolle offertes of de gemiddelde orderwaarde kan al zorgen voor een verdubbeling van zijn omzet. Een goede offerte zou zomaar deze ‘verdubbelaar’ kunnen zijn.

In 7 stappen een offerte opstellen die scoort

Hoe stel je een scorende offerte op? Nu zijn er allereerst een aantal basiselementen die je op wilt nemen in een offerte. Daar gaan we in dit artikel niet verder op in, omdat dit standaard elementen zijn die niet zozeer het verschil gaan maken. Voor de volledigheid is het wel goed ze even te benoemen:

Stap 1: Zorg dat een offerte de volgende basis-elementen bevat:

Basiselementen van een offerte Aanvullende elementen van een offerte (optioneel)
Jouw Bedrijfsgegevens Klantreferenties
Adresgegevens klant Begeleidend schrijven
Datum offerte Betalingsconditie
Offertenummer Leveringstermijn
Geldigheidsduur Leveringsconditie
Inleidende tekst Eventuele korting
Samenvatting producten / diensten
Planning van werkzaamheden
Contractduur (terugkerend of eenmalig?)
Prijs / uurtarief
Verwijzing naar algemene voorwaarden
Ondertekening

Stap 2: Bedenk een offerte concept dat zich onderscheidt van de massa

Zoals gezegd zijn het niet de elementen van een offerte op zich die een offerte effectief maken.

Het is de manier waarop je deze elementen voor jezelf laat werken. Iedereen verwacht min of meer dat je offerte voldoet aan deze basisvoorwaarden. Jij kunt je onderscheiden door het concept van jouw offerte eruit te laten springen op basis van de volgende 4 ‘offerte hacks’.

Laten we deze hacks de DUST-hacks noemen:

  • Design
  • Urgentie
  • Social proof
  • Tekst

Per DUST – element ga je bedenken op wat voor manier jij je offerte kunt optimaliseren. Hoe je dat doet lees je in de volgende stappen.

Stap 3: Creer een killer-design

Pas op! Hiermee bedoel ik niet dat je altijd een flashy ontwerp nodig hebt met alle kleuren van de regenboog. Het ontwerp van je offerte moet in beginsel altijd aansluiten bij jouw huisstijl en uitstraling die je – als het goed is – al hebt verwerkt in andere uitingen zoals je website en visitekaartjes. Een ontwerp moet in de eerste plaats consistent zijn met je huisstijl en herkenbaar zijn. Maar dat betekent niet dat een offerte alleen hoeft te bestaan uit A4-tjes tekst met alleen een logo en bedrijfsgegevens in de koptekst. Juist door subtiel af te wijken van deze standaard springt je offerte eruit. Dat kun je bereiken met subtiele lijntjes of gekleurde hoekjes op basis van je huisstijl, tot aan volledige online geanimeerde offertes, mocht je animator of interactief vormgever zijn.

Zorg dat je ontwerp afwijkt van de massa en dat de keuzes die je hierin maakt passen bij je vak, jezelf en de uitstraling die je voor ogen hebt.

Stap 4: Zorg voor een duidelijke urgentie

Een beslissing wordt eerder genomen wanneer er urgentie is. Wanneer een aanbieding tijdelijk beschikbaar is ga je eerder tot een aankoop over. Wanneer je twee pakken gevulde koeken kunt krijgen voor de prijs van 1 koop je er twee, ook al was je eigenlijk aan de lijn. Ditzelfde principe geldt in zakelijke offertes. De geldigheidsduur van een offerte is hierbij wellicht een open deur. In de praktijk wordt hier echter vaak overheen gelezen of niet heel veel aandacht aan besteed. Wanneer je ervoor zorgt dat deze geldigheidsduur meer uit je offerte springt (bijvoorbeeld door er een kadertje omheen te zetten of dik te drukken), dan is de ‘sense of urgency’ hoger. Maar je hoeft natuurlijk niet te stoppen bij de geldigheidsduur. Wees creatief. Bedenk tijdelijke aanbiedingen, maak je aanbod schaars en maak zichtbaar dat je bijna volgeboekt zit.

Urgentie zorgt ervoor dat je twee pakken gevulde koeken koopt, terwijl je eigenlijk helemaal geen gevulde koeken wilde kopen

Stap 5: Deel ‘social proof’

Veel zelfstandig professionals zijn heel erg bescheiden. En dat siert ze. Daarom is het vermelden van klantervaringen en positieve reviews niet altijd iets dat de gemiddelde ondernemer als vast onderdeel in zijn of haar offerte verwerkt. En dat is zonde. Jij bent goed in je vak. Je klanten delen dat nota bene met je. Waarom zou je een potentiële klant de kans ontnemen om een kijkje te nemen in de dingen die bestaande klanten over je zeggen? Positieve reviews zorgen voor vertrouwen. En vertrouwen is uiteindelijk de #1 factor die zorgt voor het wel of niet aangaan van een zakelijke verbintenis.

Positieve reviews als vast onderdeel van een offerte hebben een aantoonbaar positief effect op het aantal deals dat je sluit

Stap 6: Schrijf teksten die het verschil maken

De laatste stap had eigenlijk meer aan het begin moeten staan. Sorry daarvoor. DUST bekte lekkerder dan DTUS, dus vandaar. Alle gekheid op een stokje: je kunt al je elementen van de offerte, het design, urgentie en social proof nog zo goed voor elkaar hebben; als je teksten slecht zijn dan is je offerte slecht. Aangezien je met een offerte via papier en tekst ‘in gesprek’ bent met je klant vormt dit de kern van een sterke offerte. Tijdens een gesprek spelen non-verbale communicatie relatief een veel grotere rol dan wat je eigenlijk zegt. Bij een offerte ligt dat anders: de tekst is het verhaal wat je vertelt en dit is een van de meest krachtige manieren om je potentiële klant te overtuigen dat hij met JOU in zee moet gaan.

Stap 7: Lees je offerte nog eens rustig na

Je hebt nu de elementen van een scorende offerte op een rijtje. Lees en scan het resultaat nog eens door. Zit er een lekkere flow in? Zijn er zinnen die je nog compacter, concreter of toegankelijker kunt maken? Tevreden over het resultaat? Stuur je offerte met gerust hart op en bel indien nodig een week later nog even na met de vraag of de offerte aansloot bij de verwachtingen.

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *