Waarom iedere ondernemer een CRM-systeem zou moeten gebruiken

Werk je nog steeds met Word en Excel om je offertes en facturen te maken? Dan is het tijd dat je dat anders gaat doen. De reden dat het niet handig is om met losse documenten te werken is omdat je dan geen overzicht hebt. Je kunt niet precies vertellen welke facturen er open staan of welke offertes nog moeten worden na-gebeld. Als ondernemer heb je namelijk veel te doen. Je bent bezig met de administratie, je besteedt een gedeelte van je tijd aan de marketing, (als het goed is) ben je bezig met persoonlijke ontwikkeling en dan heb je ook nog de uitvoering van je opdrachten. Soms kan het een beetje overweldigen. Het helpt dan om een aantal goede systemen te hebben die ervoor zorgen dat je processen zijn gestroomlijnd en dat je overzicht houdt.

CRM of Excel gebruiken als ondernemer? Een overzicht…

 Een goed CRM-systeem maakt je leven als ondernemer makkelijker!

CRM staat voor Customer Relationship Management: met een CRM-systeem beheer je dus relaties. Concreet kan je bij de meeste CRM-systemen labels (of tags) toevoegen en al je contacten in allerlei categorieën onderverdelen: klanten, leveranciers, leads, enzovoort. Daarnaast koppel je met een degelijk CRM-systeem ook elke actie (bijvoorbeeld een meeting, telefoongesprek of taak) aan het juiste contact, inclusief verwante documenten. Maar daar stopt het niet: je kan er ook je projecten en sales funnel overzichtelijk mee beheren.

De voordelen van een CRM-pakket: alle contactinformatie in één overzicht
Wanneer je meerdere ondernemingen /projecten hebt lopen of je veel verschillende opdrachtgevers hebt kan het wel handig zijn om te overwegen naar een uitgebreider CRM-systeem te kijken. Alle contactmomenten met je klanten kun je dan inplannen en beheren. Handig om later eens terug te kijken naar wat je hebt besproken met een specifieke klant.

Wanneer is een CRM-systeem voor jou relevant?
Als je met een uitgebreid klantenbestand en aanzienlijk aantal projecten werkt en nood hebt aan een schaalbare oplossing, overweeg je best een uitgebreid CRM-systeem. Alle contactmomenten met je klanten plan je dan in één overzicht in. Bovendien check je ten alle tijden de geschiedenis van een specifieke klant: welke contactmomenten heb je in het verleden gehad?

Werk je slechts met een handvol klanten en opdrachtgevers en heb je een klein contactenbestand, dan is CRM-software minder relevant. In dat geval heb je voldoende aan een eenvoudig systeem voor je administratie met slechts één functionaliteit om je offertes en facturen mee te beheren.

Inmiddels heb ik voor mijn organisatie meer dan vijf verschillende crm-systemen bekeken en er drie een geruime tijd uitgeprobeerd. Hieronder beschrijf ik een aantal van die systemen zodat jij een goede keuze kan maken om je bedrijf verder te systematiseren en structureren.

Teamleader (TIP)

aanrader als je wil doorgroeien en alles wil automatiseren

Inmiddels zijn wij fan van dit systeem. Hoewel wij het nog maar korte tijd gebruiken bevat dit systeem alles wat een kleine tot middelgrote onderneming nodig heeft. Takenmanagement, inkoop- en verkoopfacturatie, een visuele salesfunnel, relatiemanagement, documentbeheer en nog veel meer. Handig om alles overzichtelijk te houden. Het zorgt ervoor dat je altijd en overal kunt werken. 

Teamleader biedt heel wat functies in één systeem in een eenvoudige, gebruiksvriendelijke interface: projectmanagement, facturatie, offertebeheer, uurregistratie, leadmanagement, agendabeheer, ticketing support, en ga zo maar door. De opstart is een verademing: je kan er snel mee aan de slag, dus ook nieuwe aanwinsten in je organisatie zijn snel ingewerkt. Voor een bedrijf in volle groei dat graag een compleet overzicht heeft en snel een krachtig inzicht in hun sales, contacten, verkoopresultaten, … wil, is dit de perfecte tool. Het klantbeheer is fenomenaal: in enkele klikken schakel je van een verkoopsopportuniteit, naar een offerte en factuur. Teamleader is bovendien uit modules opgebouwd: je betaalt dus enkel voor de functies die je nodig hebt. Met Teamleader’s Marketplace, hun eigen online marktplaats met integraties, integreer je je favoriete applicaties (zoals het Exact boekhoudsysteem of je Gmail-account) om je volledige workflow te verenigen.

Kosten: 25,- euro p/maand incl. 2 gebruikers (voor CRM, offertes, urenregistratie, lead management en agendabeheer)

Extra gebruikers a 10,- euro p/maand p/gebruiker

www.teamleader.nl

Tip: je kunt een gratis test-account aanmaken waarmee je het systeem 14 dagen lang kunt uitproberen.

Probeer Teamleader 14 dagen gratis uit!

De Zakelijk Succes Academy is trotse partner van teamleader. We werken zelf met dit systeem en werken uit ervaring hoe goed het systeem werkt én integreert met andere systemen. Probeer Teamleader 14 dagen gratis uit!

 

Wanneer je alleen een systeem nodig hebt voor het houden van overzicht in je offertes en facturen dan kun je ook gebruik maken van eenvoudigere systemen.

Moneybird

aanrader als je zzp’er ben en een simpel systeem wil

Ik ben zelf jarenlang een enthousiaste gebruiker geweest van Moneybird. Inmiddels is onze organisatie zo gegroeid dat we naar een uitgebreider systeem (Whiteworks) zijn overgestapt. Het voordeel van Moneybird is dat je alle aanvragen die je binnenkrijgt binnen enkele minuten kan omzetten in een offerte. Wanneer de offerte akkoord is kun je met een druk op de knop de offerte omzetten in een factuur. Handig: door middel van filters kun je zien wat je resultaten zijn per geselecteerde periode. Minder handig: de mogelijkheid om je relaties te beheren is zeer beperkt. Per contact kun je slechts één contactpersoon toevoegen. Gevolg hiervan is dat je diverse keren dezelfde bedrijfsnaam kan zien terugkomen in je overzicht, simpelweg omdat je verschillende contactpersonen hebt.

 

 

 


Kosten:
10,- euro p/maand voor de eenvoudige versie, 25,- euro p/maand voor de uitgebreide versie.
Website: www.moneybird.nl

Welk crm-systeem moet ik kiezen?

Welke crm software past nu het best bij je onderneming? Ga je voor een eenvoudige formule met een beperkt aantal functies of een uitgebreider systeem met een boel functionaliteiten? Deze handige criteria helpen je om de juiste beslissing te maken:

Wanneer kies je best voor een uitgebreid CRM systeem?

  • als je in de toekomst van plan bent om te groeien met je onderneming en op zoek bent naar een schaalbare oplossing
  • als je meer inzicht wil in je verkoopproces- en resultaten, omzet, groei en pijplijn
  • als je beschikt over een aanzienlijk contactenbestand dat je in één overzicht wil beheren
  • als je bij elk contact een uitgebreid overzicht wil van de volledige geschiedenis (notities, telefoongesprekken, e-mails, enzovoort)
  • als je je contactenbestand mailings verstuurt

Wanneer kies je voor een eenvoudig facturatie- en offerte systeem?

  • als je slechts enkele opdrachtgevers hebt
  • als je niet van plan bent om te groeien
  • als je geen behoefte hebt aan het versturen van mailings e.d.

Succes met het maken van een keuze!

Welke systemen gebruik jij en waarom?

13 antwoorden
  1. Tineke

    1 reactie
    Tineke zegt:

    Beste Bart

    Ziet er super interessant uit en ik zou hier héél graag ook gebruik van maken.
    Als Grafisch Vormgever is mijn grootste vraag echter in hoeverre je er je eigen huisstijl kunt gaan instoppen, qua lettertype, achtergrondkleur,…?

    Op de website van WhiteWorks zie ik bij offertes en facturen wel staan “in je eigen huisstijl” maar het voorbeeld toont enkel vermelding van je logo in een strakke lay-out.
    Kun je hier nog meer mee?

    Warme groet
    Tineke

    Beantwoorden
  2. Rene Oelers

    2 reacties
    Rene Oelers zegt:

    Ik gebruik al een tijd Factuursturen.nl
    Voordeel : het is gratis, je betaalt alleen per verstuurde offerte/factuur (€ 0,40 ) als het per email gaat ( heeft ook optie om voor jou per post versturen)
    Makkelijk om producten en prijzen in je systeem te zetten. Als offerte akkoord is met 1 druk op de knop factuur aanmaken
    Makkelijk eigen layout op te maken voor alle facturen etc.
    Ook betalingen worden vanuit een aantal systemen (o.a Ideal) geregistreerd in systeem, wat handig is.
    Ook in 1 oogopslag overzicht van je Omzet, openstaande facturen en verlopen facturen, makkelijk herinneringen en creditnota;s opmaken

    Nadeel : je kunt maar 1 contactpersoon per klant ingeven (overigens wel meerdere e-mailadressen).

    Ik ben heel tevreden over dit systeem !
    Succes, Rene Oelers

    Beantwoorden
  3. Tanja Smorenburg

    1 reactie
    Tanja Smorenburg zegt:

    Hoi Bart,

    Bedankt voor je heldere blog. Ik ben het helemaal met je eens! Als ondernemer is een goed CRM systeem onmisbaar! Ik ben zelf voor de start van het nieuwe boekjaar op zoek naar een goed passend online systeem met als belangrijkste eis, dat zowel de administratie, als de CRM is geïntegreerd in een pakket en dat het Nederlands is. Ook is de betaalbaarheid een puntje.
    Enig zoekwerk levert mij offective.nl op. De helft goedkoper dan exact online!

    Overigens Perfectview heb ik een jaar gebruikt. Wat een flut programma! Je moet eerst een training volgen om er iets van te begrijpen.

    Beantwoorden
  4. Hans Krol

    1 reactie
    Hans Krol zegt:

    Bart, dat ziet eruit als een handig systeem! Wat een mogelijkheden zeg. Misschien weet je wel dat ik nog steeds met Excel werk. Wellicht dat dit een goed systeem is voor straks.

    Beantwoorden
    • bart

      119 reacties
      bart zegt:

      Hoi Hans,

      Zou ik zeker gebruiken als je ook in de toekomst wilt kunnen groeien. Vrijwel alles zit erin + een koppeling met alle grote boekhoudpakketten!

      Beantwoorden
  5. Harry Velthoven

    1 reactie
    Harry Velthoven zegt:

    Net als vele startende ondernemers heb ik in het begin gebruik gemaakt van Exel en Word voor mijn offertes en facturen. Knippen en plakken. Tijdrovend en niet overzichtelijk. Vrij snel heb ik gekozen voor Syntess software. Dit pakket is speciaal voor de installatie branche. Je kunt klein beginnen met 1 gebruiker en basis functionaliteit. Offerte, order, factuur en uiteraard een boekhoud overzicht. Voor mij was en is tijd schaars. Het zoeken naar artikelen en prijzen voor in een offerte is tijdrovend. Syntess heeft een module waarmee je zeer eenvoudig van diverse leveranciers de artikelen kan inlezen in je systeem. Met je eigen inkoop voorwaarden importeer je binnen een handomdraai de artikelen die je in de offerte naar je klant wil verwerken.

    De investering was het mij meer dan waard. Ja Syntess is voor een kleine onderneming een forse investering. Maar de tijdwinst die het je oplevert is dit meer dan waardt.

    Mvg
    Harry Velthoven
    Obsafe Beveiliging

    Beantwoorden
    • bart

      119 reacties
      bart zegt:

      Hey Maarten,

      Het voordeel van een systeem als WhiteWorks is dat je niet alleen je financiën kunt managen, maar ook je verkoop-proces én je klanten.

      Beantwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *