Time management: grip op je tijd voor meer productiviteit

Als ondernemer, ZZP’er en vaak ook als manager weet je het wel: tijd is je meest waardevolle bezit. En veel van die waardevolle tijd spendeer je tijdens een gemiddelde werkweek gestrest omdat je te weinig tijd hebt om je taken af te ronden en je doelstellingen voor die week te halen. Althans, de meesten van ons. Niet degenen die dankzij effectief time management hun tijd efficiënt weten in te delen en zo meer gedaan krijgen.

Er zijn talloze manieren om te leren hoe je die tijd praktisch kunt indelen. Je kunt allerlei time management tools en apps downloaden, bijvoorbeeld. Maar zolang je niet weet wat time management is – en dan met name wat het je op kan leveren – gaan die tools en apps je niet helpen om efficiënter te werken. Daarvoor moet je continu gemotiveerd zijn om jezelf te verbeteren. Motivatie die je krijgt door te leren over de voordelen van efficiëntere tijdsbesteding. Want het is makkelijker om iets te doen wanneer je weet waarom je het doet.

Wat is time management?

Time management is het dusdanig coördineren van taken en activiteiten zodat je in staat bent effectiever en beter te werken. Zodat je meer gedaan krijgt in dezelfde of zelfs minder tijd. Het bestaat uit voornamelijk uit het organiseren en het plannen van taken in specifieke situaties, zodat je het maximale uit je beschikbare tijd haalt. Of uit die van anderen. Ondanks de naam, houdt goed time management dus niet zozeer in dat je je tijd bespaart. Het gaat vooral om het slim ordenen van je uit te voeren werkzaamheden. Om prioriteiten te stellen.

“The key is not to prioritize what’s on your schedule, but to schedule your priorities.”
– Stephen Covey

Laat je leiden door de time management matrix van Covey

Stephen Covey, auteur van de bestseller De Zeven Eigenschappen van Effectief Leiderschap, helpt je op weg om grip te krijgen op je tijd door je taken effectief in te delen. Hij ontwikkelde namelijk een time management matrix: een systeem aan de hand van urgentie en belang waarmee je kunt bepalen welke klussen prioriteit hebben ten opzichte van andere werkzaamheden. Zodat je kunt beslissen of je het direct moet oppakken of uit kunt stellen.

Time Management Covey

Het belang van urgentie en de urgentie van belang

De matrix is opgedeeld in vier kwadranten; één voor iedere combinatie van urgentie en belang. Het belang van een taak slaat daarbij op de het behalen van jouw eigen doelen. Op zowel persoonlijk als professioneel vlak. Urgente zaken zijn zaken die direct onze aandacht nodig hebben, omdat er meteen consequenties volgen als we deze niet direct opgepakt worden. De kunst van effectief time management zit ‘m in het vinden van de balans tussen deze twee soorten taken. Zodat je ook doet wat belangrijk is in plaats van wat alleen urgent is.

De matrix uitgelegd (met voorbeelden!)

Om die matrix te kunnen gebruiken bij het beheren van je tijd, is het handig om te weten welke taken in welke kwadranten hoort. En welke actie je daarbij moet ondernemen. Daarom leggen we uit waaruit de kwadranten bestaan en welke typische taken je er doorgaans terug kunt vinden.

Kwadrant 1 – Urgent en belangrijk

In kwadrant 1 vind je de taken die belangrijk zijn en waar je meteen aan moet werken. Je kunt daarbij denken aan onvoorziene problemen als crises en last-minute voorbereidingen, maar ook aan activiteiten die je wél hebt gepland. Activiteiten als het afronden van projecten met een deadline, bijvoorbeeld. Effectief time management is erop gericht deze klussen zoveel mogelijk te verminderen.

Kwadrant 2 – Niet urgent, wel belangrijk

Kwadrant 2 is gereserveerd voor zaken die niet per se direct moeten, maar die wel heel belangrijk zijn. Dat zijn doorgaans activiteiten die bijdragen aan je persoonlijke ontwikkeling. Dingen die je energie geven. Je kunt daarbij denken aan sporten, het uitvoeren van je hobby’s en studeren, maar ook aan het maken van toekomst- en financiële planningen en het stellen van doelen. Volgens Covey is het doel van time management juist om meer tijd in te kunnen ruimen voor deze soort activiteiten.

Kwadrant 3 – Urgent, maar niet belangrijk

In het derde kwadrant treffen we taken aan die meteen moeten, maar niet zo belangrijk zijn. Het zijn voornamelijk afleidingen. Zaken die je niet gepland had, maar die wel om je aandacht vragen terwijl je bezig bent met iets anders. En het is goed om die zaken zoveel mogelijk te vermijden, zodat je productief blijft. In dit kwadrant komt die ene collega voor die vraagt of je mee gaat lunchen. En ook onbelangrijke telefoontjes, e-mails of appjes. Kun je later wel op terug komen. Of delegeren.

Kwadrant 4 – Niet urgent en ook niet belangrijk

Het vierde en laatste kwadrant omvat activiteiten waar niet meteen mee aan de slag gegaan hoeft te worden en die ook niet bepaald bijdragen aan je persoonlijke ontwikkeling. Kortom, zaken waarmee je je kostbare, waardevolle tijd verdoet. Triviale zaken als een afleveringetje kijken van die Netflix serie als tussendoortje. Of even een cadeautje bestellen voor die verjaardag zaterdag. Of, jawel, je Facebook checken. Niet doen. Punt.

Zo boek je tijdswinst met de matrix

Met time management streef je ernaar zoveel mogelijk tijd te besteden aan activiteiten uit het tweede kwadrant. Naar een situatie waarin je belangrijke, urgente taken uit het eerste kwadrant naar het derde kwadrant kunt verplaatsen. Zonder consequenties. Dat doe je door je af te vragen of bepaalde taken je dichter bij je doel brengen. Is dat het geval, dan hebben die klussen meer prioriteit dan werkzaamheden die wel je tijd nodig hebben, maar niet bijdragen aan het behalen van je doelstelling.

Zakelijk succesvoller met effectief timemanagement

Dat je met time management onder andere meer gedaan krijgt in dezelfde tijd, minder stress ervaart en meer vrije tijd over hebt, dat snappen we wel. Maar dat al die effecten samenhangen is vaak wat minder bekend. Want wanneer je meer gedaan krijgt in minder tijd, heb je meer tijd over om leuke dingen te doen en nieuwe dingen te leren, waardoor je minder stress ervaart, zodat je je weer beter kunt focussen en je werkzaamheden beter uit kunt voeren, waardoor je uiteindelijk zakelijk succesvoller wordt.

Elk onderdeel leidt tot een verbetering in een ander aspect. Als een kettingreactie. Het enige wat je moet doen is jezelf dat duwtje in de rug geven om die kettingreactie te starten. Zodat je kunt genieten van ieder moment.

Grip op alle facetten tijdens een timemanagement cursus

Volg de time management cursus en leer hoe je die prioriteiten stelt. Hoe je tijdwinst kunt boeken en hoe je meer productiever kunt worden. Maar dat is niet alles. Anders heette het wel een training prioriteiten stellen. Tijdens de training ga je ook aan de slag met je zelf. Met je eigen denkwijze en persoonlijke kenmerken die een efficiënte tijdsbesteding in de weg staan, bijvoorbeeld. Met ‘nee’ leren zeggen. En ook hoe je eventuele medewerkers productiever kunt laten worden en wanneer je beter iets zou kunnen delegeren.

De training time management van Zakelijk Succes Academie wordt op maat gemaakt. Afgestemd op jouw behoeften of die van je organisatie. Daarmee is de cursus bij uitstek geschikt voor de beginnende én ervaren leidinggevende of manager. Maar ook freelance ondernemers en ZZP’ers hebben er baat bij. Want ook zij halen meer voldoening uit de werkdag wanneer ze productiever zijn geweest.

Time Management Boeken Top-15

Kracht van je denken ebook download

Training Timemanagement

incompany

Training Snellezen

incompany

Training Effectieve communicatie

incompany

Andere artikelen over Time Management

De negatieve cirkel

De motivatie mythe

Hoe vergroot ik mijn zelfvertrouwen?

Succes; hard werken, tijd investeren en… gelukkig zijn?

Geremd door perfectie? Dan heb ik 5 tips voor jou…

Meer persoonlijke groei met minder stress

Cirkel van invloed en betrokkenheid

Proactief of reactief gedrag

Bloktijd helpt je om meer te bereiken

Vijf tips om uitstelgedrag te doorbreken